Déclaration préalable à l’embauche : actualisation des modalités de transmission

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) permet de sécuriser l’entrée du salarié dans l’entreprise tout en assurant la transmission d’informations essentielles aux organismes sociaux. 

Un décret du 26 décembre 2025, publié au Journal officiel du 27 décembre 2025, vient modifier les modalités de transmission de cette déclaration, dans une logique de simplification et d’adaptation aux usages actuels. 

La principale évolution tient à la suppression définitive de la télécopie comme mode de transmission de la DPAE, confirmant la place centrale de la voie électronique.

Rappel du cadre juridique de la DPAE

La DPAE est une obligation légale qui incombe à tout employeur recrutant un salarié relevant du régime général de la sécurité sociale, quels que soient le secteur d’activité ou la durée du contrat. Elle doit impérativement être effectuée avant la mise au travail effective du salarié, au plus tôt huit jours avant la date prévisible d’embauche. 

Si vous souhaitez en savoir plus, vous pouvez consulter notre fiche pratique sur les différentes obligations de l’employeur en fonction de son effectif.

Cette obligation pèse exclusivement sur l’employeur, qui ne peut s’exonérer de sa responsabilité en invoquant une erreur ou une négligence d’un tiers, tel qu’un cabinet comptable.

Certaines situations échappent toutefois à cette formalité, notamment lorsque l’employeur recourt à des dispositifs spécifiques intégrant déjà la déclaration, comme le titre emploi-service entreprise ou le chèque-emploi associatif. 

De même, les stagiaires ne sont pas concernés, ceux-ci n’ayant pas la qualité de salarié.

Les objectifs multiples de la déclaration préalable

Au-delà de son caractère obligatoire, la DPAE permet à l’employeur d’accomplir simultanément plusieurs formalités essentielles. 

Elle sert notamment à procéder, en cas de première embauche, à l’immatriculation de l’employeur auprès du régime général de la sécurité sociale et à son affiliation à l’assurance chômage. 

Elle permet également l’adhésion à un service de prévention et de santé au travail, ainsi que l’organisation de la visite d’information et de prévention ou, le cas échéant, de l’examen médical d’aptitude à l’embauche.

La généralisation assumée de la voie électronique

Depuis plusieurs années, le législateur encourage fortement la dématérialisation des démarches sociales. 

Les employeurs du régime général – à l’exception des particuliers employeurs – ainsi que ceux du régime agricole ayant réalisé plus de 50 DPAE au cours de l’année civile précédente sont tenus d’effectuer leurs déclarations exclusivement par voie électronique l’année suivante, via notamment le portail net-entreprises.fr ou de l’URSSAF. 

Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à une pénalité financière.

Pour les employeurs ne dépassant pas ce seuil, la déclaration en ligne demeure le mode « normal » de transmission, même s’ils conservent la possibilité de recourir à un formulaire papier officiel (Cerfa n° 14738*01).

La fin de la télécopie

Jusqu’à récemment, ce formulaire papier pouvait être transmis soit par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), soit par télécopie. 

Le décret du 26 décembre 2025 a mis fin à cette dernière possibilité depuis le 28 décembre 2025. Si l’usage de la télécopie était déjà marginal, voire obsolète en pratique, sa suppression permet de clarifier le droit positif et d’éviter toute ambiguïté sur les modes de transmission autorisés.

Le texte précise également les règles applicables à l’envoi par LRAR : la déclaration doit être expédiée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche, le cachet de la poste faisant foi. 

L’employeur est tenu de conserver un double de la déclaration ainsi que le récépissé postal jusqu’à réception de l’accusé de l’organisme destinataire.

Une réforme dans la continuité de la modernisation sociale

En supprimant la télécopie, le décret de décembre 2025 ne révolutionne pas le régime de la DPAE, mais s’inscrit dans une logique cohérente de modernisation et de sécurisation des échanges entre les employeurs et les organismes sociaux. 

Cette évolution préfigure d’ailleurs les prochaines étapes, notamment la possibilité, à compter de 2027, de réaliser la déclaration préalable à l’embauche directement via un signalement en DSN pour les CDI et CDD. 

Nous vous invitons à consulter notre article concernant cette future possibilité.

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